Academie voor Cultuurmanagement

Verhalenhuis Belvedere

wat opviel:

Geen stip op de horzion, maar gestuurd door waarden.

Die waarden zijn verankerd in de missie, in alle formats - van Volkskeuken tot expositiefeuilleton - en in de financiering (obligaties).

De leiding leeft het voorbeeld voor.

Iedereen mag meedenken en beslissen.

Het personeel onderschrijft de waarden, is toegerust en capabel.

Al doende leren en bijsturen.

(En Marjolein mag dat tekenen nog wat meer oefenen.)

 

 

Beste MeeMakers,

Wat hadden we een mooie dag in Verhalenhuis Belvedere. Met een inspirerende keynote en vervolgens echte gesprekken. Wat fijn om in dit begeleidingstraject te ervaren dat iedereen elkaar verder wil helpen.

Zoals Marc bij de afsluiting zei: het is wel duideljk waarom jullie doen wat je doet! Wat een intelligent-nieuwsgierige en aandachtige luisteraars zijn jullie. Op de foto's is dat ook goed te zien. Als je klikt op het plaatje hiernaast kom je in een uitgebreid beeldverslag. 

Hieronder vind je de inzichten die we hebben opgetekend. Een aantal tips en tricks vind je rechts, net als jullie feedback op de bijeenkomst (volgende keer dansen svp!). Onze volgende bijeenkomst is op 2 april 2020. Dat is nog ver weg. In de tussen hopen we via #meemaakpodia @Fonds voor Cultuurparticipatie nog meer van elkaar te horen en te leren.

We zijn blij met aanvullingen of vragen!

Anne-Marie, Jeanette, Maartje, Marc, Marjolein, Najah en Riemer 

inzichten

Het MeeMaken stelt een traditioneel werkende organisatie voor grote vragen.

Vernieuwing en verbetering: hoe zet je een vernieuwing als het MeeMaken (gericht op de lange termijn en grote lijnen) tegenover verbetering (detail, korte termijn en tijdbeheersing)? Zoek naar nieuw perspectief waar oud en nieuw in nieuwe harmonie zijn. Probeer aan zwart-wit-tegenstelling te ontsnappen door introductie van bijvoorbeeld “gelaagdheid” en “in elkaars verlengde”.

Capaciteit: welke keuzes maken we? Vragen die beginnen met ‘ik heb onvoldoende menskracht om aandacht te geven aan alle initiatieven waarmee mensen aankloppen bij een meemaakpodium’, blijken te gaan over organisatiestructuur: ‘hoe zorg dat er in onze structurele programmering ruimte is voor spontane ideeën van externen?’ Het is nodig om niet alles zoals vanouds vol te programmeren, maar om lege periodes te houden, “gaten te programmeren”. 

Loslaten: een tevoren uitgestippelde strategie blijkt in de praktijk niet effectief of onuitvoerbaar. Het blijkt een grote stap om de strategie los te laten en maar te zien waar je dan uitkomt: ‘Hoe voer ik intern het gesprek dat we de strategie los moeten laten?’  

Mix: probeer tot een mix te komen van wat werkt en van waar je nog in moet investeren. Het succes van het eerst levert draagvlak om het tweede te bereiken. Wees radicaal: blijf 1 en 2 combineren, daarin zit de kracht. Doe 1 DOOR 2, en 2 DOOR 1

In sommige gevallen is het MeeMaakPodium inmiddels een project geworden dat bijna los lijkt te staan van de interne organisatie. Dat is jammer want ...

de uitdaging is dat meemaken de kern van je identiteit wordt

Hoe combineer ik in mijn organisatie de traditionele manier van werken met de flexibiliteit en spontaniteit die meemaken vergt? Bij MeeMaken is zowel missie, visie, strategie als organisatie gericht en ingericht op het proces, en niet op uitkomsten/resultaten. Het proces is het resultaat. Dat is een grote verandering.

De vraag naar duurzaamheid van meemaken kan zich niet beperken tot een enkel project of tot de relaties met de partners. Ook intern zal de organisatie dit moeten verankeren. MeeMaken moet kern van je identiteit worden. Er is geen weg terug. De organisatie als afspiegeling van de lokale maatschappij. 

Als MeeMaken de kern van de identiteit is, ga je ook anders relaties aan. Niet meer “voor wat hoort wat”, maar samen bezield raken door wat je wilt bereiken. Hoe zorg je voor een gezamenlijk doel waarop je ook evalueert? Enthousiasmeren - vanuit de bedoeling - is net zo belangrijk als afspraken maken. En aandacht, het uitspreken van emoties, belangen en verwachtingen plus de bereidheid om samen naar oplossingen te zoeken. De traditionele professionele opleidingen hebben ons daar niet op voorbereid, het gewone leven is een betere leerschool.   

Laat je bij alles wat je doet, inspireren door de bedoeling van je organisatie en draag dat ook uit als leiderRealiseer je dat je door het meemaken in een totaal ander spel terecht bent gekomen. Je verkoopt geen museum- / theater- / bibliotheek-ervaring. Je biedt betekenisvolle ontmoetingen en daardoor onverwachte inzichten. Als je wilt dat je traditionele bezoekers dat gaan begrijpen, richt je je hele customer journey erop in. Dat gaat verder dan communicatie, het is ook voelbaar aan de telefoon en je ziet het tot in de wc. Het wordt de kern van je identiteit, je DNA.

 

Ook het Fonds voor Cultuurparticipatie wil graag leren van het begeleidingstraject. Daarmee begonnen Eylem en Nancy de dag.
Hun inleiding - en natuurlijk hun contactgegevens - vind je hier:  

Het Fonds ziet jullie stappen maken en ook inmiddels als voorbeeld dienen voor andere instellingen die ook MeeMaakPodia willen worden, hoe mooi is dat! We zijn dit met elkaar gestart en nieuwsgierig naar hoe jullie dit ervaren. Niet eerder koppelden we een  soortgelijk begeleidingstraject aan een subsidie. We leren er graag van. Dus als je tegen dingen aanloopt waarvan je denkt dat kan beter, of vragen die je hebt met betrekking tot je project, neem contact op met programma-adviseur Eylem Tanir.

Met elkaar zijn we ambassadeurs van het programma MeeMaakPodia. Fijn als jullie dit ook uitdragen in je communicatie en dat het Fonds jullie ondersteunt. We zagen al artikelen hierover in de lokale media, mooi! Wij doen dit op onze website met korttekst en beeld. Als hierop iets ontbreekt, laat het weten. Recent beeld is nog welkom. Haak ons aan op jullie uitingen in social media met #meemaakpodia, dan kunnen wij dat ook weer delen. Wij maken voor ons online magazine ook verhalen. Zoals bijvoorbeeld van Bibliotheek Utrecht of Witte de With.

Je vindt op onze communicatiepagina alle informatie. Bij vragen hierover neem gerust contact op met Nancy Scheeve.

 

persoonlijke effectiviteit

  • Begin klein, maak je vraag niet te groot
  • Er is niet één manier om iets te doen. Accepteer dat twee verschillende manieren van werken allebei een goed resultaat kunnen opleveren. 
  • Zoek / zorg voor steun en begeleiding.
  • Probeer te ontdekken waarom de huidige situatie niet simpel is.
  • Accepteer dat mensen verschillend zijn. Je kunt niet beïnvloeden wat anderen denken.
  • Kijk of je team voldoet, gezien de missie die je hebt als MeeMaakPodium.

hoe maak je keuzes

  • Houd vast aan keuzes (je hebt een voorbeeldrol)
  • Geef meer aandacht aan sommige projecten
  • Minder het aantal activiteiten, neem afscheid van bepaalde activiteiten
  • Voel de urgentie en houd die scherp!
  • Formuleer de criteria waarom je iets wel of niet doet, nog scherper
  • Aandacht = tijd: maak dat zichtbaar  

samenwerking

  • Zorg voor een procesbegeleider
  • Maak een bewuste keuze of je de samenwerking aangaat, met het oog op de verwachtingen 
  • Voer het gesprek eerst over de betekenis, daarna over de activiteiten (hoe)
  • Voordat je dit bespreekt: stel vragen vooraf, zodat iedereen zich hierop voorbereidt
  • Voer ook intern het gesprek: vooraf over waarom deze samenwerking en ook tijdens het project. VRAAG DOOR. 
  • Wees kritisch, hou je eigen rol en missie scherp
  • Kijk goed met wie je samenwerkt: niet iedereen betrekken bij elk onderwerp

Leren van wat je doet en bijsturen

  • We zijn een experiment aangegaan. Daarbij hoort dat we regelmatig evalueren. Dan kijk je of je verder wilt en hoe en dan stuur je bij. Het geeft ons de kans om met betrokkenen opnieuw een gesprek aan te gaan hoe de situatie nu is, waar ze behoefte aan hebben en of we samen door willen gaan. 

Het meemaken zo duurzaam mogelijk maken

  • Denk eens aan community building: met partners in de stad die ook al bij jullie komen.

Een methode die los staat van de mensen die het doen:

  • Je kunt een matrix maken met drie gradaties in samenwerken (ook te benoemen als meedenken, meedoen en meemaken) en de aard van de samenwerking. In de kwadranten kun je dan kengetallen qua budget en fte opnemen. Per kwadrant kwantificeer je de gewenste output (dus 2 meedenken, 3 meedoen en 4 meemaken bijvoorbeeld). 
  • Standaardiseer: ontwikkel bijvoorbeeld 3 ‘PR’ pakketten en wijs 1 pakket toe aan een activiteit.

 

feedback

We hebben vooral veel tevreden reacties gehoord. Het was een pittige dag, maar ook een warm bad en de gesprekken waren heel zinvol. Iedereen was onder de indruk van Linda Malherbe van het Verhalenhuis. Haar voorbeelden kwamen in de loop van de dag vaak terug - soms met enige jaloezie op het feit dat ze met een schone lei had kunnen beginnen. 

Op een mogelijk gesprek met andere fondsen - om bewustwording te creëren - is nog niemand teruggekomen. Is daar geen behoefte aan?

En een paar kanttekeningen:

  • Keynote was wat aan de lange kant
  • Manier van werken van Verhalenhuis is heel leerzaam en inspirerend
  • Ik was de volgende dag nog stijf van het zitten, ik heb het dansen gemist ;-)